Guida Fiscale: Gestione Auto Aziendale e Rimborsi Chilometrici
Documento di sintesi normativa basato sulle disposizioni dell’Agenzia delle Entrate e del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) per dipendenti e amministratori.
Molti siti non autorevoli confondono le regole: sebbene il calcolo del Fringe Benefit (tassazione in busta paga) segua criteri identici, la deducibilità dei costi per l’azienda cambia radicalmente tra dipendente e amministratore. Non applicare ciecamente le regole dei dipendenti agli amministratori!
Per i dipendenti, l’inerenza della trasferta è legata all’attività lavorativa subordinata ordinaria. Per l’Amministratore Unico, l’Agenzia delle Entrate ipotizza spesso che rimborsi spese troppo elevati o non documentati analiticamente siano in realtà compensi occulti erogati per evitare la tassazione IRPEF e i contributi previdenziali (Gestione Separata INPS). Quando parliamo di controlli fiscali sui rimborsi spese degli amministratori, il faro assoluto dell’Agenzia delle Entrate è la storica e fondamentale Risoluzione n. 92/E del 30 ottobre 2015.
- Cosa riguarda: Vitto, alloggio, biglietti di viaggio, parcheggi e servizi di trasporto non di linea (come Taxi e NCC).
- Il rischio contanti: Se l’amministratore paga un taxi o il ristorante in contanti, quel rimborso diventa automaticamente imponibile (tassato in capo a lui) e indeducibile per la società.
- Cosa significa per i km: Anche il rimborso chilometrico erogato all’amministratore con auto propria per andare da un cliente nello stesso comune della sede resta esentasse, purché sia dimostrato e documentato analiticamente il fine aziendale (tramite foglio di viaggio o nota spese accurata).
| Tipo Spesa / Spostamento | All’interno del Comune Sede | Fuori dal Comune Sede | Regola di Tracciabilità (Circ. 15/E) |
|---|---|---|---|
| Tragitto Casa ➡️ Sede Azienda | Sempre Imponibile IRPEF (Risoluzione 92/E) | Sempre Imponibile IRPEF (Risoluzione 92/E) | Riqualificato come compenso ordinario. |
| Tragitto Sede ➡️ Cliente (Rimborso KM) | Esente imposte (Novità) | Esente imposte (Ordinario) | Esente se calcolato su Tabelle ACI e limiti CV. |
| Spese accessorie (Pedaggi, Parcheggi, Taxi) | Esente imposte | Esente imposte | Obbligo Carte/Bancomat. Se pagati in contanti si perde il beneficio fiscale. |
| Vitto e Alloggio | Non Previsto | Esente imposte | Obbligo Carte/Bancomat. Massima attenzione alle fatture intestate. |
- Elimina i contanti dalle trasferte: Dota l’Amministratore Unico di una carta di credito aziendale oppure imponigli di pagare ogni singola spesa di trasferta con la sua carta personale (che poi rimborserai tramite bonifico bancario sul suo conto, allegando l’estratto conto della carta come prova del movimento).
- Aggiorna la Nota Spese Excel: Nel modello che abbiamo strutturato, assicurati che per le spese vive (parcheggi, autostrade) venga inserita una nota sulla modalità di pagamento (es. “Pagato con Carta di Debito”).
- Mantieni la Delibera Assembleare: La novità sulle trasferte comunali rende ancora più cruciale avere il verbale d’assemblea che autorizzi i rimborsi, specificando che l’accordo copre gli spostamenti inerenti all’ufficio indipendentemente dal confine comunale.
1. Auto di Proprietà Aziendale concessa in Uso Promiscuo
Si parla di uso promiscuo quando il veicolo viene utilizzato sia per finalità lavorative sia per scopi personali (tempo libero, tragitto casa-lavoro).
Calcolo del Fringe Benefit (Tassazione in capo al soggetto)
(collegamento ufficiale per calcolare le tariffe dei rimborsi chilometrici:servizio online Costi Chilometrici di Esercizio sul sito dell’ACI. [1])
La percorrenza annua di riferimento nelle tabelle ACI
Quando estrai la tariffa dal portale ACI, noterai che il costo chilometrico varia in base alla percorrenza annua stimata del veicolo (es. 15.000 km, 30.000 km, ecc.).
- Solitamente, le policy aziendali adottano come riferimento standard la colonna dei 15.000 km o 20.000 km annui per identificare la tariffa fissa da moltiplicare per i chilometri della singola trasferta.
Il reddito in natura viene determinato in modo forfettario su base annuale secondo l’art. 51, comma 4, lett. a) del TUIR, prendendo come riferimento una percorrenza convenzionale di 15.000 km calcolata sulle tabelle chilometriche ACI. La percentuale di tassazione varia a seconda delle emissioni di CO2 del veicolo:
- 25% per veicoli con emissioni di CO2 non superiori a 60 g/km (auto elettriche e ibride plug-in).
- 30% per emissioni superiori a 60 g/km ma non a 160 g/km.
- 50% per emissioni superiori a 160 g/km ma non a 190 g/km.
- 60% per emissioni superiori a 190 g/km.
Auto con emissioni CO2 pari a 120 g/km (scaglione 30%).
Costo chilometrico tabella ACI: 0,50 €.
Calcolo: 15.000 km x 0,50 € = 7.500 €.
Fringe Benefit Annuale: 30% di 7.500 € = 2.250 € (da dividere per le mensilità in busta paga o cedolino amministratore).
Deducibilità dei Costi per l’Azienda
| Soggetto Utilizzatore | Deducibilità Costi Auto (Carburante, Manutenzione, Noleggio, Ammortamento) | Dettaglio Fiscale |
|---|---|---|
| Dipendente | 70% del costo totale complessivo sostenuto dall’azienda. | Regime di favore previsto dall’art. 164, comma 1, lett. b-bis) del TUIR. |
| Amministratore | 100% fino a concorrenza del Fringe Benefit tassato; l’eccedenza si deduce solo al 20%. | L’ammontare pari al benefit è deducibile come compenso amministratore (Art. 95 TUIR). Il resto segue i limiti ordinari delle auto aziendali. |
Mentre per i dipendenti la detrazione dell’IVA sui costi auto può essere integrale (se viene addebitato il benefit con fattura soggetta a IVA), l’orientamento consolidato dell’Agenzia delle Entrate (es. DRE Lombardia) esclude questa estensione agli amministratori, limitando la detrazione IVA ordinaria al 40%.
2. Rimborso Chilometrico (Auto di proprietà del Dipendente/Amministratore)
Se il dipendente o l’amministratore utilizza il proprio veicolo personale per una specifica trasferta/missione aziendale, ha diritto a un rimborso calcolato in base ai chilometri effettivamente percorsi.
Condizioni Fondamentali per la Validità
- Autorizzazione preventiva: La missione fuori dalla sede ordinaria deve essere esplicitamente autorizzata dall’organo amministrativo (delibera o lettera d’ordine).
- Sede della trasferta: Le regole di esenzione si applicano esclusivamente per le missioni eseguite fuori dal territorio comunale in cui si trova la sede legale o operativa dell’azienda.
Tassazione e Limiti di Deducibilità
- In capo al percipiente (Dipendente/Amministratore): Il rimborso chilometrico calcolato secondo le tabelle ACI non costituisce reddito imponibile (esente da IRPEF e contributi).
- In capo all’azienda: Il costo è deducibile al 100% rispettando i tetti di potenza fissati dall’art. 95, comma 3 del TUIR:
- Fino a 17 cavalli fiscali se l’auto è alimentata a benzina.
- Fino a 20 cavalli fiscali se l’auto è alimentata a diesel o altre motorizzazioni.
Se il soggetto usa un veicolo di potenza superiore (es. 22 cavalli fiscali), la quota di rimborso che supera la tariffa ACI corrispondente al limite massimo consentito (17 o 20 CV) diventerà indeducibile per la società, pur rimanendo esentasse per chi lo riceve.
3. Facsimile Nota Spese / Richiesta Rimborso Chilometrico
Il seguente modello rispecchia la struttura analitica considerata valida dalle Pubbliche Amministrazioni e dai controlli fiscali dell’Agenzia delle Entrate per la verifica dell’inerenza della spesa. NB: se l’importo è superiore ad euo 77,47, va sempre inserita la marca da bollo di euro 2,00 antecedente o stessa data del rimborso spese.
SEDE LEGALE: [Inserire Indirizzo Sede]
OGGETTO: NOTA SPESE E RICHIESTA RIMBORSO CHILOMETRICO PER TRASFERTA
DATI DEL DICHIARANTE:
Il/La sottoscritto/a: [Nome e Cognome]
In qualità di: [ ] Dipendente / [ ] Amministratore
Residente a: [Città e Cap] in Via/Piazza: [Indirizzo]
DATI DEL VEICOLO UTILIZZATO (DI PROPRIETÀ DEL DICHIARANTE):
Marca e Modello: [Es. Fiat 500X 1.6 Mjt]
Targa: [Es. AA123BB] – Cavalli Fiscali: [Es. 17] – Alimentazione: [Benzina/Diesel/Ibrida]
Tariffa Chilometrica ACI applicabile (€/km): € [Inserire valore es. 0,45]
RIEPILOGO DELLA MISSIONE AUTORIZZATA:
Data della trasferta: [GG/MM/AAAA]
Luogo di Partenza: [Città di origine] – Luogo di Arrivo: [Città di destinazione]
Motivazione della Trasferta: [Specificare es. Incontro Cliente Rossi S.p.A. per firma contratto]
DETTAGLIO PERCORRENZA E SPESE:
1. Km percorsi (andata e ritorno): ____________ km
2. Totale Rimborso Chilometrico (Km percorsi x Tariffa ACI): € ______________
3. Spese Autostradali (allegare ricevute/Telepass): € ______________
4. Spese di Parcheggio (allegare ricevute): € ______________
TOTALE GENERALE DA RIMBORSARE: € ____________________
Il sottoscritto dichiara sotto la propria responsabilità che i dati sopra riportati corrispondono al vero e che i chilometri indicati sono stati effettivamente percorsi per scopi esclusivamente aziendali legati alla missione autorizzata.
Luogo e Data: ______________________
Firma del Richiedente: ______________________
Visto di Approvazione dell’Organo Amministrativo: ______________________